Datenschutzerklärung
Inhalt:
1. Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle
2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten; Art, Zweck und Rechtsgrundlagen
3. Weitergabe von Daten an Dritte
4. Tool und sonstige Dienste
5. Rechte des Betroffenen
6. Ihr Recht auf Widerspruch
7. Verarbeitungsdauer
8. Datenverarbeitung online
9. Stand und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus der Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 – „DSGVO“) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“) geben. Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten von Personen, mit denen wir Vertrags- oder Geschäftsbeziehungen eingehen, die wir im Rahmen von bestehenden oder sich anbahnenden Vertrags- und Geschäftsbeziehungen verarbeiten.
1. Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Lukas Hardt, Gartenstraße 4, 52064 Aachen, Deutschland, Telefon: +49(0)157-55232318, E-Mail: lukas.hardt@t-online.de.
2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten; Art, Zweck und Rechtsgrundlagen
2.1. Wir verarbeiten in erster Linie solche personenbezogenen Daten, die uns die betroffenen Personen im Rahmen von Vertrags- und Geschäftsbeziehungen selbst zur Verfügung stellen oder die wir von den jeweiligen Vertrags- und Geschäftspartnern erhalten, etwa im Rahmen der Bearbeitung einer Anfrage oder eines Auftrags. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Handelsregister, Presse, Internet) erheben oder von Dritten (z.B. Kreditauskunfteien, Geschäftspartner) erhalten. Auf eine Erhebung von personenbezogenen Daten aus Drittquellen werden wir gesondert hinweisen. Wenn Sie uns beauftragen, werden folgende Informationen erhoben:
- Anrede, Titel, Vorname, Nachname
- Unternehmensname
- Anschrift
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
- ggf. Kontodaten
- ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
- ggf. Steuernummer
Außerdem werden alle Informationen erhoben, die für die Erfüllung des Vertrages mit Ihnen notwendig sind.
2.2. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu folgenden Zwecken und auf folgenden Rechtsgrundlagen:
- In Einzelfällen verarbeiten wir Daten, weil Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), etwa in den Erhalt von Werbung per elektronischer Post und/oder Telefon;
- Die Datenverarbeitung erfolgt zur Durchführung von mit Ihnen oder Ihrem Beschäftigungsunternehmen abgeschlossenen Verträgen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO);
- Weitere Datenverarbeitungen erfolgen aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): beispielsweise zur Erfüllung steuerrechtlicher und anderer gesetzlicher Kontroll- und Meldepflichten, sowie der Prüfung durch Steuer- oder andere Behörden und zur Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen;
- Außerdem verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO);
2.3. Die Erhebung der personenbezogenen Daten erfolgt unter Verweis auf die o.g. Zwecke und Rechtsgrundlagen im Einzelnen wie folgt:
- um Sie als Vertrags- und Geschäftspartner identifizieren zu können;
- um Sie angemessen beraten zu können;
- um unsere vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber erfüllen zu können;
- um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen zu können;
- zur Korrespondenz mit Ihnen;
- zur Rechnungsstellung bzw. ggf. im Rahmen des Mahnwesens;
- zur Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.
3. Weitergabe von Daten an Dritte
Grundsätzlich werden Ihre Daten nur durch uns und unsere zur Verschwiegenheit verpflichteten Mitarbeiter verarbeitet. An Dritte übermitteln wir personenbezogene Daten nur dann, wenn dies gesetzlich erlaubt ist und/oder gesetzlich oder behördlich verpflichtend ist (z.B. Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden) und/oder Sie eingewilligt haben. Empfänger Ihrer Daten können vor allem von uns beauftragte Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter) oder sonstige Dritte, deren Tätigkeit für die Vertragsdurchführung erforderlich ist (z.B. Kredit-, Finanzdienstleister oder Versandunternehmen) oder Steuerberater oder Wirtschafts- und Lohnsteuer- und Betriebsprüfer (gesetzlicher Prüfungsauftrag) sein. Die weitergegebenen Daten dürfen von den Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Im Einzelfall erfolgt die Übermittlung von Daten an weitere berechtigte Empfänger, über die wir Sie in dieser Datenschutzerklärung informieren.
4. Tools und sonstige Dienste
Lexoffice
Für die Erledigung der Buchhaltung nutzen wir den Service der cloudbasierten Buchhaltungssoftware „lexoffice“ der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg.
Lexoffice verarbeitet Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie ggf. auch die Bankbewegungen unseres Unternehmens, um Rechnungen automatisch zu erfassen, zu den Transaktionen zu matchen und hieraus in einem teilautomatisierten Prozess die Finanzbuchhaltung zu erstellen.
Sofern hierbei auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Organisation und Dokumentation unserer Geschäftsvorgänge.
Nähere Informationen zu lexoffice, der automatisierten Verarbeitung von Daten und zu den Datenschutzbestimmungen finden Sie unter https://www.lexoffice.de/datenschutz/
5. Rechte des Betroffenen
5.1. Das geltende Datenschutzrecht gewährt Ihnen gegenüber dem Verantwortlichen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die nachstehenden Betroffenenrechte (Auskunfts- und Interventionsrechte), wobei für die jeweiligen Ausübungsvoraussetzungen auf die angeführte Rechtsgrundlage verwiesen wird:
• Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO;
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
• Recht auf Unterrichtung gemäß Art. 19 DSGVO;
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO;
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
• Recht auf Beschwerde gemäß Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG.
5.2. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: LDI – Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.
6. Widerspruchsrecht
WENN WIR IM RAHMEN EINER INTERESSENABWÄGUNG IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN AUFGRUND UNSERES ÜBERWIEGENDEN BERECHTIGTEN INTERESSES VERARBEITEN, HABEN SIE DAS JEDERZEITIGE RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIESE VERARBEITUNG WIDERSPRUCH MIT WIRKUNG FÜR DIE ZUKUNFT EINZULEGEN.
MACHEN SIE VON IHREM WIDERSPRUCHSRECHT GEBRAUCH, BEENDEN WIR DIE VERARBEITUNG DER BETROFFENEN DATEN. EINE WEITERVERARBEITUNG BLEIBT ABER VORBEHALTEN, WENN WIR ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN KÖNNEN, DIE IHRE INTERESSEN, GRUNDRECHTE UND GRUNDFREIHEITEN ÜBERWIEGEN, ODER WENN DIE VERARBEITUNG DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN DIENT. WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VON UNS VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN. SIE KÖNNEN DEN WIDERSPRUCH WIE OBEN BESCHRIEBEN AUSÜBEN. MACHEN SIE VON IHREM WIDERSPRUCHSRECHT GEBRAUCH, BEENDEN WIR DIE VERARBEITUNG DER BETROFFENEN DATEN ZU DIREKTWERBEZWECKEN.
7. Verarbeitungsdauer
7.1. Die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten bemisst sich anhand der jeweiligen Rechtsgrundlage, am Verarbeitungszweck und – sofern einschlägig – zusätzlich anhand der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen).
7.2. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO werden die betroffenen Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.
7.3. Existieren gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Daten, die im Rahmen rechtsgeschäftlicher bzw. rechtsgeschäftsähnlicher Verpflichtungen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet werden, werden diese Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind und/oder unsererseits kein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung fortbesteht.
7.4. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden diese Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO ausüben, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
7.5. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden diese Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO ausüben.
7.6. Sofern sich aus den sonstigen Informationen dieser Erklärung über spezifische Verarbeitungssituationen nichts anderes ergibt, werden gespeicherte personenbezogene Daten im Übrigen dann gelöscht, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind.
8. Stand und Änderung dieser Datenschutzerklärung
8.1. Stand dieser Datenschutzerklärung ist: 21. August 2023.
Die Weiterentwicklung unseres Unternehmens kann sich auch auf den Umgang mit personenbezogenen Daten auswirken. Wir behalten uns deshalb vor, diese Datenschutzerklärung künftig im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze zu ändern und gegebenenfalls an geänderte Datenverarbeitungsrealitäten anzupassen. Auf wesentliche, inhaltliche Änderungen werden wir Sie gesondert hinweisen.